Bupati Kediri Hj. Haryanti Sutrisno ketika menerima penghargaan juara II atas prestasi Bakesbangpol Kabupaten Kediri dari Gubernur Jatim, Hj. Khofifah Indar Parawansa. foto: kominfo kediri
KEDIRI, BANGSAONLINE.com - Badan Kesatuan Bangsa dan Politik (Bakesbangpol) Kabupaten Kediri menyabet Juara II Kompetisi Kelompok Budaya Kerja Tingkat Provinsi Jawa Timur.
Dulu, instansi tersebut kerap kesulitan ketika mencari arsip surat yang masuk. Butuh waktu lama dan kadang hilang. Namun itu dulu, tahun ini mereka punya aplikasi penyimpanan arsip yang mempermudah pencarian, lebih cepat, dan tepat.
Arsip menjadi peranan penting bagi suatu kantor untuk mendapat informasi rekaman berkas-berkas lampau. Tetapi selama ini, penataan arsip menjadi permasalahan klasik sebagian besar instansi pemerintahan. Terseraknya berkas-berkas itu menjadi kendala ketika akan dibutuhkan di masa mendatang.
“Biasanya surat disposisi dari pimpinan langsung ditujukan ke bidang, dan itu ditulis manual, butuh waktu yang lama. Ketika membuat surat SPJ (surat pertanggungjawaban), kadang sulit menemukan kembali surat yang masuk tersebut,” ungkap Asmi Hanifah, Pelaksana Tugas (Plt) Sekretaris Bakesbangpol Kabupaten Kediri.
Selama ini, lanjut Asmi, untuk mencari arsip bisa membutuhkan waktu 30 menit bahkan lebih. Tak jarang juga ada surat masuk yang tak diketemukan. Dari permasalahan itulah, kemudian Kelompok Budaya Kerja (KBK) Bakesbangpol mengajukan sejumlah ide solutif, yakni digitalisasi penyimpanan arsip.
“Ide dari rekan-rekan kami diskusikan, mencari solusi yang tepat untuk permasalahan ini. Kami mencari solusi supaya sistem penyimpanan lebih baik, cepat dan tepat,” terang Asmi sembari menyebut bahwa ide itulah yang juga diajukan ke Pemerintah Provinsi Jatim untuk ikut Kompetisi Kelompok Budaya Kerja tahun ini.
Menurut Asmi, awalnya Bakesbangpol mengirimkan risalah, yakni berupa proposal tentang gagasan yang menjadi ide kreatif instansi ini. Kemudian proposal itu masuk dalam penjurian tahap selanjutnya. Bakesbangpol juga membuat video yang diunggah di youtube. Bahkan, video itu mendapat banyak apresiasi dari penontonnya. Dalam waktu 4 bulan ini, dampak keberadaan aplikasi itu mulai terasa.
Sementara itu, Ketua Kelompok Budaya Kerja (KBK) Aksi Bakesbangpol Kabupaten Kedir, Rinta Aditya menambahkan, saat ini ketika bidang butuh, mereka bisa mengakses secara online di aplikasi tersebut. Bisa di-print, atau hanya ingin bukti softcopy saja.
"Aplikasi ini memang sederhana, beberapa instansi mungkin juga sudah ada. Namun, yang menjadi nilai tambah adalah sistem penyimpanan. Sehingga langsung terlihat sesuai klasifikasi surat. Ini juga diklaim bisa menghemat kertas karena semua sudah digitalisasi. Jadi, tidak sampai 5 menit sudah bisa menemukan berkas,” ujar Rinta.
Cara kerjanya, lanjut Rinta, seluruh berkas atau surat yang masuk dilakukan input data. Yakni di-scan dan dimasukkan folder sesuai dengan bidang surat masing-masing. “Jadi, menyesuaikan jenis surat, pemerintahan, keuangan, atau keanggotaan sudah disendirikan,” ujarnya.
Kemudian seluruh berkas asli masuk dalam satu pintu, yakni disimpan di sekretariat. Sementara jika ada yang membutuhkan, tinggal menghubungi operator super atau operator utama yang memiliki kewenangan penyimpanan untuk mencari berkas yang dibutuhkan dan tersimpan di dalam aplikasi.
Menurut Rinta, dalam pembuatan aplikasi memang mudah, sekitar 1 bulan. Namun, untuk memantapkan ide dan gagasan itu yang butuh waktu lama. Total waktu yang dibutuhkan sekitar 2 bulan. Namun hal itu tak sia-sia. Aplikasi bernama save archive dari ide tim KBK Bakesbangpol Kabupaten Kediri itu pun mampu menyabet Juara II tingkat Provinsi Jatim tahun ini. (adv/kominfo)
