Selama ini, lanjut Asmi, untuk mencari arsip bisa membutuhkan waktu 30 menit bahkan lebih. Tak jarang juga ada surat masuk yang tak diketemukan. Dari permasalahan itulah, kemudian Kelompok Budaya Kerja (KBK) Bakesbangpol mengajukan sejumlah ide solutif, yakni digitalisasi penyimpanan arsip.
“Ide dari rekan-rekan kami diskusikan, mencari solusi yang tepat untuk permasalahan ini. Kami mencari solusi supaya sistem penyimpanan lebih baik, cepat dan tepat,” terang Asmi sembari menyebut bahwa ide itulah yang juga diajukan ke Pemerintah Provinsi Jatim untuk ikut Kompetisi Kelompok Budaya Kerja tahun ini.
Menurut Asmi, awalnya Bakesbangpol mengirimkan risalah, yakni berupa proposal tentang gagasan yang menjadi ide kreatif instansi ini. Kemudian proposal itu masuk dalam penjurian tahap selanjutnya. Bakesbangpol juga membuat video yang diunggah di youtube. Bahkan, video itu mendapat banyak apresiasi dari penontonnya. Dalam waktu 4 bulan ini, dampak keberadaan aplikasi itu mulai terasa.
Sementara itu, Ketua Kelompok Budaya Kerja (KBK) Aksi Bakesbangpol Kabupaten Kedir, Rinta Aditya menambahkan, saat ini ketika bidang butuh, mereka bisa mengakses secara online di aplikasi tersebut. Bisa di-print, atau hanya ingin bukti softcopy saja.
