Bupati Kediri Hj. Haryanti Sutrisno ketika menerima penghargaan juara II atas prestasi Bakesbangpol Kabupaten Kediri dari Gubernur Jatim, Hj. Khofifah Indar Parawansa. foto: kominfo kediri
KEDIRI, BANGSAONLINE.com - Badan Kesatuan Bangsa dan Politik (Bakesbangpol) Kabupaten Kediri menyabet Juara II Kompetisi Kelompok Budaya Kerja Tingkat Provinsi Jawa Timur.
Dulu, instansi tersebut kerap kesulitan ketika mencari arsip surat yang masuk. Butuh waktu lama dan kadang hilang. Namun itu dulu, tahun ini mereka punya aplikasi penyimpanan arsip yang mempermudah pencarian, lebih cepat, dan tepat.
BACA JUGA:
Arsip menjadi peranan penting bagi suatu kantor untuk mendapat informasi rekaman berkas-berkas lampau. Tetapi selama ini, penataan arsip menjadi permasalahan klasik sebagian besar instansi pemerintahan. Terseraknya berkas-berkas itu menjadi kendala ketika akan dibutuhkan di masa mendatang.
“Biasanya surat disposisi dari pimpinan langsung ditujukan ke bidang, dan itu ditulis manual, butuh waktu yang lama. Ketika membuat surat SPJ (surat pertanggungjawaban), kadang sulit menemukan kembali surat yang masuk tersebut,” ungkap Asmi Hanifah, Pelaksana Tugas (Plt) Sekretaris Bakesbangpol Kabupaten Kediri.
Selama ini, lanjut Asmi, untuk mencari arsip bisa membutuhkan waktu 30 menit bahkan lebih. Tak jarang juga ada surat masuk yang tak diketemukan. Dari permasalahan itulah, kemudian Kelompok Budaya Kerja (KBK) Bakesbangpol mengajukan sejumlah ide solutif, yakni digitalisasi penyimpanan arsip.
“Ide dari rekan-rekan kami diskusikan, mencari solusi yang tepat untuk permasalahan ini. Kami mencari solusi supaya sistem penyimpanan lebih baik, cepat dan tepat,” terang Asmi sembari menyebut bahwa ide itulah yang juga diajukan ke Pemerintah Provinsi Jatim untuk ikut Kompetisi Kelompok Budaya Kerja tahun ini.
